Utilizzo di sistemi di geolocalizzazione sui veicoli aziendali

Newsletter

Utilizzo di sistemi di geolocalizzazione sui veicoli aziendali

Il crescente utilizzo di sistemi e dispositivi GPS, in ambito lavorativo, ha reso necessario disciplinarne le modalità di utilizzo in ottica di tutela del trattamento dei dati dei lavoratori in conformità al Regolamento UE 2016/679 (Regolamento) ed al D.lgs. 196/2003, novellato dal D.lgs. 101/2018.

Tali strumenti vengono utilizzati dalle aziende al fine di individuare la posizione geografica dei veicoli, trattare i dati relativi ai consumi di carburante, ai chilometri progressivi percorsi, alla velocità media dei singoli veicoli, nonché a garantire la sicurezza dei dipendenti e la protezione dei beni aziendali.

Tuttavia, per un corretto utilizzo di tali sistemi è necessario che il datore di lavoro (e titolare del trattamento dei dati) esegua una preliminare valutazione del cd. “bilanciamento” tra gli interessi aziendali e quelli del lavoratore. Il titolare dovrà provvedere a configurare il sistema tecnologico (attraverso il proprio fornitore) mediante misure adeguate a garantire che siano trattati, per impostazione predefinita, solo i dati personali necessari per ogni specifica finalità del trattamento (cfr. art. 25 del Regolamento), in attuazione del principio di c.d. “privacy by default”.

Per la valutazione è necessario definire, prima di tutto, se il veicolo aziendale verrà utilizzato esclusivamente per l’attività lavorativa oppure per il cd. “uso promiscuo” (lavoro/privato). In tal caso, bisognerà prevedere – in fase di implementazione del sistema – la possibilità da parte dell’utente/lavoratore di potere disattivare le funzioni di geo localizzazione del veicolo durante l’utilizzo privato.

Se, all’esito della valutazione da parte del datore di lavoro, anche attraverso una valutazione d’impatto (DPIA) ai sensi dell’art. 35 del Regolamento (cfr. Opinion 12/2018dell’Autorità garante dell’Unione Europea: https://edpb.europa.eu/sites/edpb/files/files/file1/2018-09-25-opinion_2018_art._64_it_sas_dpia_list_en.pdf), sussiste il bilanciamento tra gli interessi aziendali e quelli del lavoratore, potrà essere invocato il legittimo interesse come base giuridica del trattamento, ai sensi dell’art. 6 paragrafo 1, lettera f) del Regolamento.

Una DPIA consente al titolare del trattamento di analizzare sistematicamente e approfonditamente come un nuovo trattamento, una nuova tecnologia, o un nuovo progetto (ovvero una modifica sostanziale ad un trattamento già in corso o l’impiego per finalità o con metodologie differenti di tecnologie già esistenti) impatteranno sui diritti e le libertà degli interessati e individuare, con un approccio privacy by design & by default, quali misure implementare per la tutela di quest’ultimi.

In ogni caso, il trattamento dei dati dovrà essere eseguito dal titolare (datore di lavoro) nel pieno rispetto dei principi di pertinenza, completezza e non eccedenza.

Il datore di lavoro dovrà informare preventivamente e adeguatamente tutti i lavoratori che utilizzeranno i veicoli aziendali, mediante un’informativa facilmente comprensibile, ai sensi dell’art. 13 del Regolamento, che espliciti le caratteristiche essenziali e le modalità di utilizzo dei sistemi di geo localizzazione installati. Inoltre, sui veicoli aziendali dovranno essere apposte le vetrofanie a titolo di informativa dal contenuto sintetico (cfr. Provvedimento del Garante n. 396/2018: https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/9023246).

DISCLAIMER

La presente Newsletter ha il solo scopo di fornire informazioni di carattere generale. Di conseguenza, non costituisce un parere legale né può in alcun modo considerarsi come sostitutivo di una consulenza legale specifica.

 

Newsletter

Verwendung von Geolokalisierungssystemen an Betriebsfahrzeugen

Die steigende Verwendung von GPS Geräten im Bereich der Arbeit, fordert eine Regulierung derselben gemäß Verordnung UE 2016/679 und G.v.D. 196/2003, in der Neufassung G.v.D. 101/2018, im Hinblick auf den Datenschutz der Mitarbeiter.

Diese Geräte werden von Unternehmen verwendet, um den geografischen Standort der Betriebsfahrzeugen zu ermitteln. Außerdem dienen sie der Verarbeitung von Daten bezüglich Kraftstoffverbrauchs, zurückgelegten Kilometer, Durchschnittsgeschwindigkeit der einzelnen Fahrzeuge und um die Sicherheit der Mitarbeiter und den Schutz des Unternehmensvermögens zu gewährleisten.

Allerdings, für eine rechtmäßige Verwendung der oben erwähnten Geräte ist eine vom Arbeitsgeber (und Verantwortlicher der Datenverarbeitung) durchzuführende Bewertung des sogenannten „Interessenausgleichs“zwischen den Interessen des Arbeitgebers und Arbeitnehmers notwendig. Der Verantwortliche sorgt dafür, dass, das Gerät (durch dessen Lieferanten) konfiguriert wird. Die Konfiguration muss geeignete Maßnahmen enthalten um sicherzustellen, dass standardmäßig nur die personenbezogenen Daten verarbeitet werden, die für jeden bestimmten Zweck der Verarbeitung erforderlich sind (gemäß Art. 25 DSGVO) um dem Prinzip der sog. “privacy by default” umzusetzen.

Um eine rechtmäßige Bewertung des Interessenausgleichs durchzuführen, muss bestimmt werden ob das Betriebsfahrzeug ausschließlich zu Arbeitszwecken oder auch zu Privatzwecken zur Verfügung gestellt wird. Im zweiten Fall ist für die Dauer der Privatnutzung – in der Systemimplementierungsphase- die Deaktivierungsmöglichkeit der Ermittlung des Standortes zu gewährleisten.

Sollte die Bewertung des sogenannten „Interessenausgleichs“ zwischen den Interessen des Arbeitgebers und Arbeitnehmers, eventuell auch mit Hilfe einer Folgeabschätzung (DPIA) gemäß Art. 35 VO (siehe Opinion 12/2018der Aufsichtsbehörde der Europäischen Union: https://edpb.europa.eu/sites/edpb/files/files/file1/2018-09-25 opinion_2018_art._64_it_sas_dpia_list_en.pdf) positiv ausfallen, so kann sich die entsprechende Datenverarbeitung auf die Rechtsgrundlage des berechtigten Interesses gemäß Art. 6, Paragraph 1, lit. F) der DSGVO stützen.

Eine Folgeabschätzung ermöglicht dem Verantwortlichen eine systematische und tiefgreifende Analyse über den Einfluss auf die Grundfreiheiten und Rechten des Interessierten von einer neuen Datenverarbeitung, einer neuen Technologie oder eines neuen Projektes (bzw. bei wesentlichen Veränderungen von bestehenden Datenverarbeitungen oder Verwendung der bestehenden Technologien über neue Methoden und für neue Zwecke). Somit wird die Feststellung der notwendigen Maßnahmen, nach den Grundprinzipien „Privacy by design“ und „Privacy by default“, zum Schutz der oben erwähnten Freiheiten und Rechten möglich.

In jedem Fall muss die Datenverarbeitung gemäß den Prinzipien von Vollständigkeit, Zweckbindung und Datenminimierungdurchgeführt werden.

Alle Mitarbeiter, die die Betriebsfahrzeugen verwenden werden, müssen im Voraus vom Arbeitgeber durch eine leicht verständliche Datenschutzerklärung vollständig und angemessen informiert werden. Die Datenschutzerklärung muss laut Art. 13 DSGVO die erforderlichen Informationen über die Nutzung und Einstellungen des Geolokalisierungsgerät enthalten. Deren wesentlicher Inhalt ist im Betriebsfahrzeug zur Kenntnisnahme aufzuhängen (siehe Bestimmung der Aufsichtsbehörde n. 396/2018: https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/9023246).

 

DISCLAIMER
Die vorliegenden Newsletter hat als einziges Ziel allgemeine Informationen zur Verfügung zu stellen. Demnach stellt sie keine Rechtsgutachten dar und kann auf keinem Fall eine spezifische Rechtsberatung ersetzen.